Facturar Guias de Despacho

 

Esta página permite seleccionar un cliente con guías pendientes de facturar, luego seleccionar una guía o varias o todas las guías de cliente seleccionado, finalmente el sistema presenta un formulario para facturar con la información seleccionada.

En la parte superior de la página se despliegan los botones de acción:

Siguiente: Al hacer clic en este botón, previa selección del cliente a facturar, el sistema presenta información del cliente y las guías pendientes facturar asociadas al cliente.

Cerrar: Cierra el formulario y vuelve al home del sistema.

Descripción de los filtros (parámetros) El usuario puede buscar cliente con guías pendientes: por Rut o Nombre o Número de Guía. Luego de ingresar el texto a buscar debe hacer clic en la "Lupa" o presionar la tecla ENTER para que se ejecute la búsqueda. En caso de haber coincidencias el sistema las desplegara en la planilla de la parte inferior, en caso contrario el sistema envía un mensaje indicando que no encontró cliente para el texto ingresado.

Al hacer clic en el botón Siguiente con un cliente seleccionado, el sistema desplegara el siguiente formulario:

En este formulario el usuario puede buscar alguna guía específica por los campos: Sucursal o Mes o Año o Cargo.

En la parte superior de la página se despliegan los botones de acción:

Siguiente: Al hacer clic en este botón, previa selección de las guías a facturar, el sistema presenta un formulario para la facturación de las guías seleccionadas.

Cancelar: Cancela la facturación de guías y vuelve al formulario de selección de clientes con guías pendientes de facturar.

Al hacer clic en esta casilla el sistema seleccionara todas las guías desplegadas en la plantilla. Si vuelve hacer clic el sistema deseleccionara todas guías.

Descripción de los filtros (parámetros) 

Cliente: Campo informativo, corresponde al nombre del cliente al cual el usuario va a facturar la guías de despacho. 

Sucursal: Permite filtrar las guías que fueron emitidas por una sucursal en específico.

Mes: Permite filtrar las guías para un mes en específico.

Año: Permite filtrar las guías para un año en específico.

Planilla con guías a factura.

En esta planilla el sistema muestra todas las guías pendientes de facturar que tiene el cliente seleccionado previamente. Al ocupar algún filtro (Sucursal o Mes o Año o Cargo) la planilla muestra sólo las guías que cumplan con el filtro seleccionado.

Descripción de las columnas de la planilla:

Facturar: Casilla para indicar que la guía se va a facturar o no. Si la casilla tiene un check el sistema la considera para la emisión del documento de venta.

Tipo: Es el tipo de documento, puede ser GL (Guía electrónica) o GV (Guía de venta)

Número: Número de la guía de despacho.

Fecha: Fecha de la guía de despacho.

Razón: Glosa asociada a la guía de despacho como referencia.

Opciones de facturación de las guías de despacho.

Facturación Detallada por Producto: Genera una factura con el mismo de detalle de las guías seleccionadas.

Facturación Agrupada por Guía: Genera una factura con el mismo detalle de las guías seleccionadas, agrupa los productos iguales.

Facturación Resumida por Guía: Genera una factura indicando en el detalle el número de las guías seleccionadas y sus totales generales.

Al hacer clic en el botón Siguiente con las guías a facturar seleccionadas, el sistema desplegara el siguiente formulario:

Este formulario permite completar la información del documento de venta a generar, agregar referencias, observaciones y agregar una descripción por línea de detalle.

En la parte superior del formulario el sistema despliega los botones de acción:

Grabar: Al hacer clic en este botón, el sistema valida el ingreso y selección de los campos obligatorios, además de la completitud de la información del cliente y el crédito asociado si corresponde, así como la consistencia del detalle del documento a generar. También valida la información ingresada en las referencias y el máximo de líneas de la factura (definida como parámetro).

Si la empresa (usuario) factura electrónicamente con el sistema Gestdocu, el sistema mostrara el siguiente formulario. En caso contrario el sistema muestra el documento de venta generado.

Los botones de acción de este formulario son:

Enviar al SII: Envía el documento de venta electrónicamente al SII

Vista Previa: Permite visualizar el documento de venta antes de enviarla al SII. Al hacer clic en este botón el sistema genera un archivo PDF con el documento de venta a enviar. Este archivo PDF se puede imprimir, descargar o enviar por mail. La siguiente imagen es un ejemplo de la visualización del documento en formato PDF.
 

Cancelar: No envía la factura electrónicamente al SII, vuelve a la selección de clientes con guías pendiente de facturar.

 

Referencias: Al hacer clic en este botón el sistema desplegara un formulario que permite agregar referencias al documento de venta. Inicialmente las referencias asociadas al documento son las guías seleccionadas. 

Los botones de acción de este formulario son:

Agregar: Al hacer clic en este botón el sistema agrega a la planilla de referencias el Documento seleccionado en la lista de documentos, previa validación del documento y número no pertenezcan a otro cliente.

Eliminar: Al hacer clic en este botón el sistema elimina la referencia seleccionada en planilla de referencias.

Volver: Al hacer clic en este botón el vuelve al formulario de edición del documento de venta.

Descripción de campos 

Documento: Lista de documentos, el usuario debe seleccionar el documento de referencia.

Número: Número del documento de referencia. 

Razón: Campo opcional con la Razón de la referencia.

Fecha: fecha del documento de referencia.

Columnas de la planilla de referencia.

Tipo: Tipo de documento de la referencia.

Fecha: Fecha del documento de referencia. 

Razón: Razón del documento de referencia.

Total: Monto total del documento de referencia. 

NOTA: Los cambios realizados en este formulario no se graban hasta hacer clic en el botón Grabar. 

 

Observación: Al hacer clic en este botón el sistema desplegara en la parte superior del formulario un área que permite agregar observaciones generales de la factura a emitir.

El botón de acción de este formulario es:

Volver: Al hacer clic en este botón el vuelve al formulario de edición de la factura.

+ Descrip.: Al hacer clic en este botón el sistema desplegara en la parte superior del formulario un área que permite agregar una descripción adicional para el ítem seleccionado en la planilla de detalle del documento de venta. Inicialmente como descripción adicional de un producto es la Descripción 2 del producto definido en el Mantenedor de Productos. 

Los botones de acción de esta área son:

Aceptar: Al hacer clic en este botón el sistema agrega a la planilla de referencias la descripción adicional del ítem, esta columna esta oculta.

Volver: Al hacer clic en este botón el vuelve al formulario de edición del documento de venta.

Descripción de campos 

Código: Código asociado al ítem seleccionado en la planilla con el detalle del documento.

Descripción: Descripción asociado al ítem seleccionado en la planilla con el detalle del documento.

Descripción Adicional: Descripción adicional asociada al ítem seleccionado en la planilla con el detalle del documento.

NOTA: Los cambios realizados en este formulario no se graban hasta hacer clic en el botón Grabar.  

Volver: Al hacer clic en este botón el sistema vuelve a mostrar el formulario de selección de guías pendientes de facturar para cliente seleccionado.

Descripción de campos del área de edición de la factura

Sucursal: Lista de sucursales de la empresa, el usuario debe seleccionar la sucursal asociada al tipo de documento a generar.

Caja: Lista de cajas de la empresa, el usuario debe seleccionar la caja asociada al tipo de documento a generar.

Documento: Lista de tipos de documentos, el usuario debe seleccionar el tipo de documento a generar.

Número: Número del tipo de documento a generar, por defecto es el siguiente número que corresponde según el tipo de documento seleccionado.

Fecha: Fecha del tipo de documento a generar, por defecto es la fecha actual.

RUT: Este campo es obligatorio, el usuario puede ingresar el Rut o nombre del cliente en el campo de texto y el sistema carga la lista con los clientes que tengan en el nombre o en el Rut el campo ingresado. 

Deuda: Monto de documentos pendientes de pago del cliente. Este campo es válido si esta definido el parámetro Bloquear Crédito de Clientes, este parámetro se define en el Menú de Sistema, opción Parámetros.

Crédito: Monto de Crédito asignado al cliente. Este campo es válido si esta definido el parámetro Bloquear Crédito de Clientes, este parámetro se define en el Menú de Sistema, opción Parámetros.

Dirección: Campo sólo de despliegue, corresponde a la dirección del cliente seleccionado. Esta información se define en el Mantenedor de Clientes.

Condición: Lista de condiciones de pago o forma de pago del tipo de documento a generar, el usuario debe seleccionar una condición de pago.

F. Vencto.: Fecha de vencimiento del tipo de documento a generar por defecto es la fecha actual.

% Desc.: Porcentaje de descuento a aplicar al tipo de documento a generar.

Vendedor: Lista de venderos asociados a la empresa, si el usuario tiene un vendedor asociado (Menú Sistema opción usuarios) aparece seleccionado por defecto. 

N° de OC: Número de orden de compra asociado al tipo de documento a generar.

Moneda: Lista de monedas usadas por la empresa, si el usuario no selecciona moneda el sistema asume que la moneda es pesos.

Cambio: Cambio de tipo de moneda seleccionado, por defecto es uno (pesos) 

Columnas de la planilla de detalle.

Código: Código del producto o servicio del ítem.

Producto o Servicio: Descripción del ítem de detalle

Cantidad: Cantidad del ítem de detalle

P. Venta: Precio de Venta unitario del ítem de detalle

% Desc1: Porcentaje de descuento a aplicado al ítem de detalle

Valor Neto: Valor neto unitario del ítem de detalle

Cod. ILA: Código de especial.

Impuesto: Impuesto por cada unidad del ítem de detalle

Cuenta: Cuenta contable asociado al ítem de detalle

U. Neg.: Unidad de negocio del ítem de detalle

C. Cos.: Centro de costo del ítem.

Cuadro con totales.

Neto: Total neto del documento a generar, es la sumatoria del valor neto por la cantidad de todos lo ítems.

Exento: Total exento del documento a generar, es la sumatoria del valor exento por la cantidad de todos lo ítems.

IVA: Total de IVA del documento a generar

Impuesto: Total de impuesto especial del documento a generar.

Total: Total bruto del documento a generar.